W firmach posiadających poniżej 30 stanowisk roboczych, standardowe potrzeby w zakresie informatyki z reguły nie generują pracy dla informatyka w pełnym wymiarze pracy. W takim wypadku warto zlecić te prace na zewnątrz w wymiarze, który wynika z Twoich rzeczywistych potrzeb biznesowych. Koszt takiej usługi z pewnością będzie tańszy od kosztów zatrudnienia.

Zatrudniając informatyka lub mały 2-3 osobowy zespół informatyków nie unikniemy sytuacji, gdy w wypadku awarii lub problemów naszemu zespołowi zabraknie kompetencji do jego rozwiązania. Nie unikniemy wówczas dodatkowych, niemałych kosztów. W momencie dobrze podpisanej umowy outsourcingowej z profesjonalną firmą, taka sytuacja nigdy się nie wydarzy. Do obsługi firmy jest oddelegowany zespół specjalistów i to po stronie dostawcy usług leży zapewnienie informatyka o odpowiednich kompetencjach.

Podobną sytuację mamy w przypadku nieobecności (urlop, choroba) zatrudnionych informatyków. W tym czasie ponosimy pełne koszty nie otrzymując obsługi.
W wypadku outsourcingu ten problem nie istnieje.

Ponosisz niższe koszty za lepsze kompetencje, a ponadto nie masz żadnych obciążeń związanych z ZUS, wyposażeniem i utrzymaniem stanowiska pracy.

W umowach nadzoru informatycznego niezwykle ważnym elementem jest zdefiniowanie tak zwanych warunków SLA (Service Level Agreement) określających dostępność serwisu. Możemy je określić tak, by jak najlepiej odpowiadały naszym potrzebom. Definiujemy czas reakcji na zgłoszenie, czas podjęcia pracy zdalnej, dostępność pomocy telefonicznej, czy też czas przyjazdu na miejsce. Właściwie zdefiniowane warunki SLA gwarantują odpowiednią dostępność usług i likwidują argument przewagi zatrudnionego informatyka, który jest „na miejscu”.

W wypadku współpracy z profesjonalną firmą outsourcingową ograniczamy ryzyko wystąpienia awarii poprzez działania zapobiegawcze. Korzystamy z fachowego wsparcia w zakresie zabezpieczenia kluczowych danych i możliwości ich odtworzenia. Ograniczamy także możliwości wykorzystywania przez pracowników nielegalnego oprogramowania na sprzęcie komputerowym firmy.

Błędy są też często popełniane na etapie zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania. Rozwiązania najtańsze często okazują się dużo droższe. Brak wiedzy na temat różnic w konfiguracji komputerów i różnic między wersjami systemów operacyjnych zwykle prowadzi do konieczności dodatkowych zakupów i niepotrzebnych wydatków.

Duże i średnie firmy również często korzystają z outsourcingu IT. Nawet mając własne zespoły informatyczne, często praktykowane jest zlecanie na zewnątrz usług help-desku i bieżącej obsługi użytkowników, pozostawiając swojemu zespołowi sprawy związane z rozwojem i strategią systemu informatycznego.

Mirosław Wiatr

Ponad 30 lat w branży IT. Amator gór i biegania.